Come funziona la certificazione ISO: ciclo, processo e tempi

Come funziona la certificazione

Il campo di applicazione, le date dell'audit e l'onorario sono noti prima di qualunque impegno.

Come si presenta la sequenza

01Informazioni del cliente
02Preparazione della proposta
03Pagamento
04Audit in sito
05Certificato

Il ciclo di certificazione triennale

Un certificato è valido tre anni, ed è il ciclo a mantenerlo valido: certificazione, un audit di sorveglianza in ciascuno dei due anni successivi, poi il rinnovo prima della scadenza.

01
Stage 1 e stage 2
Certificazione
Due stage. Lo stage 1 è un riesame documentale e una raccolta di informazioni; lo stage 2 è l'audit che determina la certificazione.
- Stage 1 — riesame documentale e raccolta di informazioni
- Stage 2 — l'audit di certificazione vero e proprio
- Non conformità rilevate per iscritto, con un termine per rispondere
- Una delibera di certificazione indipendente, presa da chi non ha condotto l'audit
02
Primo audit di verifica successivo
1ª sorveglianza annuale
Un audit nel primo anno del ciclo, che conferma che il sistema è ancora operativo e che le azioni correttive sono state efficaci.
- Verifica che le non conformità precedenti siano state chiuse alla causa radice
- Riesame delle registrazioni di audit interno e di riesame di direzione successive alla certificazione
- Campionamento delle aree che più facilmente si sono allontanate dal sistema
03
Secondo audit di verifica successivo
2ª sorveglianza annuale
Il secondo audit di verifica, nell'ultimo anno prima del rinnovo, che copre le parti del sistema non campionate nel primo anno.
- Copertura dei punti e dei siti non campionati nella prima sorveglianza
- Riesame di eventuali modifiche al campo di applicazione, ai siti o all'organizzazione
- Conferma che i marchi di certificazione siano usati correttamente
04
Audit di rinnovo per il ciclo successivo
Rinnovo della certificazione
Un audit di rinnovo prima della scadenza del certificato, che valuta l'intero sistema di gestione e le sue prestazioni lungo i tre anni.
- Valutazione dell'intero sistema di gestione, non di un campione
- Riesame delle prestazioni e del miglioramento lungo tutto il ciclo
- Un nuovo certificato emesso per il ciclo triennale successivo

Il processo di audit, passo per passo

Quattro fasi, otto passaggi, nell'ordine in cui li vivrete. Nulla viene programmato e nulla viene fatturato prima che abbiate accettato un campo di applicazione scritto.

Informazioni del cliente

Fase 1

Questionario informativo
Il cliente ci indica la norma, il numero di addetti, i siti e i processi da coprire. È da qui che si ricava la durata dell'audit, ed è quindi questo a determinare l'onorario.

Prima dell'audit

Fase 2

Proposta di audit
Un campo di applicazione scritto, il numero di giornate di audit e l'onorario. Nessun audit viene programmato prima che la proposta sia accettata.
Piano di audit
Le date, il gruppo di audit e quali siti, turni e processi saranno visitati. Il piano viene consegnato prima dell'audit.

Audit in sito

Fase 3

Audit in sito
Riesame documentale dello stage 1 e audit dello stage 2, condotti rispetto alla norma e rispetto a ciò che accade davvero nell'operatività.
Rapporto di audit
Le risultanze per iscritto, classificate, con le evidenze su cui si fondano e un termine per rispondere.

Certificazione

Fase 4

Delibera di certificazione
Presa indipendentemente dal gruppo di audit. L'auditor raccomanda; un riesaminatore indipendente delibera.
Finalizzazione del certificato
La formulazione del campo di applicazione, i marchi di accreditamento e le date di validità sono confermati rispetto alla delibera.
Rilascio del certificato
Il certificato viene emesso e pubblicato nel nostro registro pubblico, valido tre anni con riserva delle sorveglianze.

Le risultanze e come vengono classificate

Non conformità maggiore: Una carenza per cui una parte della norma non è attuata, oppure un cedimento che con ogni probabilità porterà un prodotto o un servizio a non soddisfare i requisiti. La certificazione non può procedere finché non è corretta e la correzione verificata.
Non conformità minore: Una mancanza isolata rispetto a un requisito per il resto attuato. Presentate un piano di azioni correttive con la causa radice, e lo verifichiamo all'audit successivo.
Osservazione: Non è una violazione della norma. È qualcosa che abbiamo notato e che potrebbe diventarlo, segnalato perché possiate intervenire prima che accada. Non richiede risposta.

Che cosa non possiamo fare

ISO/IEC 17021-1 ci impone di gestire le minacce alla nostra imparzialità, e fare consulenza su un sistema di gestione che poi certifichiamo è la minaccia più evidente che ci sia. Perciò non scriveremo le vostre procedure, non condurremo i vostri audit interni, né agiremo come vostro rappresentante della direzione.

Quello che faremo è dirvi con chiarezza che cosa richiede la norma, spiegare perché è stata rilevata una risultanza e che cosa la chiuderebbe, ed erogare formazione sulla norma stessa.

Dichiarazione di imparzialità